افزایش بهره وری

نه هک برای افزایش بهره وری

با این نه حرکت ساده اما موثر، کارایی خود را بالا ببرید

وضعیت امروز بهره‌وری شما چگونه است آیا از خودتان راضی هستید؟ آیا دوست داشتید که بهره وری شما بهتر می شد؟ واقعیت این است که هنگامی که ما با بالاترین بهره وری مشغول انجام کار هستیم حس و حال خوبی داریم و کارها را بهتر و با کیفیت تر انجام می دهیم. انجام کارهای بیشتر به معنی این است که در حال نزدیک شدن به اهداف و خواسته های خود هستند. سطوح بالاتر بهره وری کمک می کند تا زمان ارزشمند را نیز صرف تمرکز بر روی موارد دیگر زندگی یعنی مواردی به غیر از کار نمایید. تعادل میان کار و زندگی بسیار پر اهمیت می باشد. اما واقعا چطور می توان بهره وری را افزایش داد. روش های متعددی برای بالا بردن کارایی و بهره‌وری وجود دارد اما ، فقط ۹ روش که واقعاً می توانند تفاوت ایجاد نمایند را در اینجا معرفی می نماییم. اما قبل از آن ببینیم بهره وری یعنی چه ؟ بطور خلاصه بهره وری یا کارایی یعنی نسبت خروجی به ورودی یا نسبت نتایج بدست آمده به منابع هزینه شده. منابع صرفا پول نیست بلکه شامل انرژی ، زمان و فعالیتهای مختلف در رابطه با هدف است.

 

 1- استفاده از چک لیست، تقویم و لیست فعالیت ها

 وقتی صحبت از از افزایش بهره وری می شود، شما به همان اندازه که از ابزار استفاده می کنید خوب هستید. یعنی استفاده به جا ابزار مناسب در جهت مناسب  کمک می کند تا کارایی شما بالا برود. سه ابزار که به شدت اهمیت دارند را باید استفاده نمایید. این ابزار عبارتند از شرح فعالیت ها، تقویم و چک لیست. لیست فعالیت ها را مشخص کنید تا بتوانید آن ها را اولویت بندی نموده و فعالیت های کلیدی را مشخص کنید. از تقویم کمک بگیرید تا زمانبندی دقیقی برای تکمیل فعالیت‌های تعیین شده مشخص نمایید. چک لیست کمک می‌کند تا سیستم سازی کرده و جریان کار و پیشرفت خود را ارزیابی کرده و سرعت ببخشید.

 

2- حذف عوامل حواس پرتی

استفاده از ابزار مناسب برای شروع به نظر کافی می رسد اما در نظر داشته باشید که اگر شما قادر نباشید تا خود را از عوامل حواس پرتی جدا سازید آن ابزار کارایی لازم را نخواهند داشت. عوامل حواس پرتی باعث وقفه و یا توقف جریان انجام کارها توسط شما می گردند. دو نوع مشخص از این عوامل  که باید آن ها را برطرف کنید عبارتند از از عوامل حواس پرتی خارجی و عوامل حواس پرتی داخلی. عوامل خارجی عبارتند از دیگران ، سر و صدا، بو های مختلف، نامناسب بودن محل استقرار و عوامل بصری که باعث مزاحمت در تمرکز می شود. عوامل داخلی مثل افکار و احساساتی که مانع از متمرکز شدن شما می شوند. این دسته از عوامل در اسرع وقت می‌بایست برطرف شوند. افزایش بهره وری افزایش بهره وری

 

3-  تمرکز بر روی موارد اساسی

برای اینکه کارایی خود را بالاتر ببرید باید خود را متعهد کنید تا هوشمندانه تر کار کنید نه سخت تر.بدین معنی که اولویت بندی های مناسب و موثر داشته باشید .بخصوص تمرکز خود را روی موضوعات حیاتی تر و پر اهمیت تر معطوف نماید. در واقع این دسته از موضوعات اثرات دراز مدت بر زندگی شما دارند. گرچه می‌توانید تمرکز خود را صرفا روی موارد کم اهمیت تر نیز متمرکز کنید ولی به یاد داشته باشید که وقت و انرژی زیادی را باید صرف این گونه فعالیتها نمایید که دستاوردی برای شما در قیاس با تمرکز روی موارد مهم و اساسی نخواهد داشت. یعنی همان قانون معروف 20/80 .علاوه بر این که وقت گرانبهای شما نیز بیهوده مصرف خواهد شد و در طولانی مدت با هزینه بسیار صاحب کمترین دستاوردها خواهید بود.

 

 4-  کارآمد کار کنید

 حالا که فعالیت‌های خود را اولویت بندی کرده اید، نوبت به انجام آنها می رسد. بهره وری مسلماً نخستین و مهم ترین موضوع در رابطه با هوشمندانه کار کردن است.اما برای اینکه هوشمندانه تر کار کنید باید از زمان خود به شکلی موثر استفاده نمایید.یک راه برای این کار دسته بندی فعالیت های مشابه و گروه بندی کردن آنها است. برای هر گروه زمان خاصی تعیین کنید. این روش کمک می‌کند تا از انجام کارهای تکراری و صرف زمان و انرژی چندباره برای انجام کارهای مشابه رها گردید. از طرفی انجام دادن چند کار به طور همزمان باعث می‌شود تا تمرکز شما بین آنها تقسیم شده و این کاهش تمرکز باعث کاهش کارایی و بهره‌وری می گردد.

 

 روش پنجم : هدفمند کار کنید

 افزایش بهره‌وری لزوما به این معنا نیست که چه کاری را باید انجام دهید و چگونه آن را به نتیجه برساند. در واقع بخش مهمی از کارایی مربوط به طرز فکر و نگرش شما برای انجام تک تک وظایف است. خصوصاً  درباره داشتن مقصود و منظور از انجام یک کار می باشد. حتماً باید اشتیاق فراوان و رضایت قلبی از انجام آن داشته باشید. وقتی هدفمند کار کنید تمام انرژی و تلاش شما برای به ثمر رساندن آن متمرکز می گردد. طبیعتاً کمک می کند تا آرامش و تمرکز شما برای مدت طولانی حفظ شود. همچنین هدفمند کار کردن نیازمند درک درستی از این که چرا مشغول انجام یک فعالیت خاص هستید نیز می باشد. و نکته مهم دیگر این که عواقب و 

پیامدهای دراز مدت و نتایج به دست آمده از هر وظیفه ، به طور شفاف و واضح باید مشخص باشد

 

روش ششماستفاده از زمان سنج

 یکی از بهترین و سریع ترین روش هایی که می توانید بهره وری خود را بالا ببرید استفاده از یک زمان سنج می باشد. زمان سنج یک ابزار بسیار موثر است. چرا که کمک می کند تا احساس ضرورت انجام یک کار را عمیق تر درک کنید. بعضی از افراد گمان می کنند که زمان زیادی برای انجام فعالیت ها دارند و هیچ ضرورتی برای مقید کردن خود به یک بازه زمانی خاص نمی بینند. وقتی بدون ضرب‌العجل کار کنیم به نوعی دست خوش تنبلی و اهمال کاری و اطاله کار می شویم اما اگر برای تک‌تک فعالیتها ضرب‌العجل تعیین کنید خود را ملزم کرده اید که با صرف انرژی بیشتر با تمرکز بالاتر و با احساس مسئولیت بیشتر نسبت به انجام فعالیت های مندرج در لیست فعالیت ها اقدام نمایید. با در نظر گرفتن این موضوع نسبت به زمان بندی کردن فعالیت های خود اقدام کنید تا احساس ضرورت در شما به وجود آید.

 

 روش هفتم : استفاده از تکنولوژی

 امروزه ابزارهای مختلفی که از آخرین فناوری ها استفاده می کنند در دسترس می باشند. بسیاری از این ابزار ها کمک می کنند تا ما با کارایی بالاتری وظایف خود را انجام بدهیم بسیاری از آنها کمک می کنند تا با تمرکز بیشتری نسبت به انجام وظایف اساسی و مهم اقدام کنیم. هدف اصلی این ابزار ها ساده سازی زندگی انسان هاست و همینطور سیستماتیک کردن جریان کارها. البته شما مختار هستید که از ابزار به روز استفاده نمایید یا مجدداً از ابزارهای سنتی و قدیمی استفاده کنید .مثلا تقویم های کاغذی و نوشتن لیست فعالیت ها به صورت دستی روی کاغذ اما تکنولوژی کار را به مراتب راحت تر کرده است و می توانید از اپلیکیشن ها و نرم افزار های مختلف برای این گونه فعالیت ها استفاده کنید .ابزارهایی که امکانات بسیار زیادی در اختیار شما برای انجام پروژه ها و تعقیب آنها و گزارش لحظه به لحظه در اختیارتان قرار می دهند اما، یک نکته مهم را نیز به خاطر بسپارید و آن این است که هرچه این ابزار امکانات بیشتری در اختیار می گذارند موجبات حواس‌پرتی را نیز افزایش می‌دهند.

 

 روش هشتم :کار خود را به تفریح تبدیل کنید

 برای اینکه در سطح بالای کارایی و بهره‌وری قرار داشته باشید بسیار مهم است که انگیزه لازم و کافی را نیز در خود ایجاد و داشته باشید. یکی از بهترین راه ها این است که از انجام کار و وظایف لذت ببرید .به این معنی که فضای شاد و دلگرم کننده و جذاب برای انجام وظایف در نظر گرفته شده ایجاد نمایید.به عنوان مثال یک نوع رقابت دوستانه بین خود و دیگر همکاران تان برای انجام کاری برگزار کنید. برای تهیه گزارشات مالی خود را همانند یک کارآگاه در نظر بگیرید که مشغول رمزگشایی از معما می باشد. به این ترتیب به جای آنکه درگیر مجموعه ای از کار های خشک و بی روح باشید ، خود را درگیر انجام کاری لذت بخش خواهید دید.

 

روش نهماستراحت های کوتاه

 ساعت ها کار کردن بدون وقفه جای تقدیر دارد اما سوال اینجاست که آیا با زیاد کار کردن نتایج زیادتری نیز به دست می آورید ؟ آیا نتایجی که به دست می آورید از کیفیت مقبولی برخوردار هستند؟ آیا اصلاً عاقلانه است که یکسره مشغول کار کردن باشیم؟ البته که جواب منفی است چرا که  این روال ، خلاف قاعده هوشمندانه کار کردن است.. تحقیقات نشان داده است که انسان برای مدت طولانی نمی تواند متمرکز باقی بمانند و پس از مدتی کوتاه تمرکز خود را از دست می دهد که اثرات نامطلوبی روی بهره‌وری و کارایی خواهد داشت. چرا که ذهن پس از مدتی کوتاه خسته شده و قدرت خود را از دست میدهد و مستعد حواس پرتی بیشتر خواهد بود. نتیجه این رویه کاهش کارایی و بهره وری است.بنابراین پیشنهاد میشود که در بازه های مشخص کار شود مثلا به ازای هر نیم ساعت کار پنج دقیقه استراحت کنید و معنای استراحت  هم اینست که در این پنج دقیقه اصلا به کاری که مشغول آن هستید نپردازید.

در پایان باید اشاره کرد که داشتن اخلاق کاری فوق العاده نقش مهمی در افزایش بهره وری و کارایی شما خواهد داشت.

افزایش بهره وری